Control de presencia
Qué son y para qué sirven los sistemas de control de presencia
¿Qué es el control de presencia?.
Es la función de la empresa que permite conocer la asistencia y absentismo de los empleados, su puntualidad y el número de horas que están dentro de la empresa.
Como se puede extraer de la definición, casi todas las empresas que tienen uno o más trabajadores por cuenta ajena realizan (o deberían realizar) esta función, tengan o no algún sistema de control de presencia. Si nos paramos a recordar los trabajos que hemos tenido seguramente hemos oído o dicho cosas como:
[...] – ¿Le ha pasado algo? he visto que llegaba con retraso. [...]
[...] – ¡Es la segunda vez en una semana que llega tarde! [...]
[...] – ¿Qué le pasó ayer que no vino a la oficina? [...]
[...] – Esta semana debería recuperar las horas que faltó la semana pasada [...]
Estas frases han podido ser pronunciadas por personas que estaban ejerciendo la función de control de presencia dentro de la empresa, aunque no dispusieran de relojes de fichar o cualquier mecanismo automático de control de presencia.
El control de presencia sólo tiene sentido si la concepción de la relación laboral entre empresa y empleado está centrada en la idea tayloriana de la “compra” de tiempo por parte de la empresa. Es la forma de relación laboral más común y más fácil de gestionar, aunque no es la única. Su característica principal es que valora principalmente la cantidad de horas trabajadas por el empleado, y tiene como principal indicador del trabajo realizado el tiempo que el empleado está presente en la empresa.
El control del tiempo de presencia del empleado se enfrenta, y convive, junto con otros factores que se valoran menos o no se valoran como son los objetivos conseguidos, las tareas realizadas o el esfuerzo en el desempeño de las tareas.
Un sistema de control de presencia es un conjunto de elementos que sirven para medir y gestionar la presencia de los empleados en la empresa. Se compone de:
- Reloj de fichar. Son relojes que registran la información acerca de cuándo entran y/o salen los empleados de la empresa. Pueden ser mecánicos, electromecánicos (sólo el reloj de fichar de tarjetas de cartulina puede ser de los dos tipos anteriores) o electrónicos (cualquier tecnología de soporte, incluyendo la de tarjetas de cartulina) . Los clasificamos en función de las tarjetas o soportes de la información. Estos últimos son los elementos que sirven para identificar al empleado o usuario ante el sistema de control de presencia. Según la tecnología utilizada:
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- Cartulina
- Tarjetas de banda magnética
- Tarjetas de código de barras
- Tarjetas de proximidad – RFID
- Tarjetas chip
- Biometría (huella digital, morfología de mano,…)
- Otros soportes identificadores
- Programa de gestión del control de presencia. Es el programa informático (aunque a veces es suficiente llevar el registro en papel) que permite la gestión de la función de control de presencia en la empresa. Lo clasificaremos en función de las prestaciones:
- Prestaciones básica: sumador de horas.
- Prestaciones medias: gestión de horarios
- Prestaciones altas: gestión de costes derivados del control de presencia
- Sistema de comunicación entre el programa de control de presencia y el reloj de fichar.
Y ahora que sabemos que tenemos muchas opciones a tener en cuenta para configurar un sistema de control de presencia, ¿cuál nos conveniene? Para responder esta pregunta he confeccionado, a modo de guía, las preguntas para seleccionar un sistema de control de presencia adecuado.