Preguntas para seleccionar un sistema de control de presencia
October 6th, 2008
Para seleccionar un sistema de control de presencia adecuado a las necesidades y conveniencias de mi empresa debo hacerme una serie de preguntas. De las respuestas a estas preguntas surgirán las diferentes alternativas en la configuración del sistema que, entre otras cosas, condicionarán su precio y coste de manteniento. Estas respuestas son las que necesitará la empresa proveedora del sistema de control de presencia para configurarlo a la medida de sus necesidades:
- ¿A cuántos empleados quiero controlar su presencia en la empresa?, o dicho de otro modo, ¿Cuántos empleados ficharán?
- ¿Cuántos centros de trabajo tengo que controlar?. Llamamos centro de trabajo cualquier ubicación física donde los empleados realizan su trabajo y en los que es conveniente poner un reloj de fichar. Por ejemplo, número de oficinas, número de plantas en el edificio, número de fábricas o talleres. Pensemos que el hecho de fichar debe ser una operación sencilla y que no entrañe un gran esfuerzo por parte del empleado, por lo que es bueno que los relojes de fichar estén ubicados en sitios a los que el empleado no se tenga que desplazar exprésamente.
- ¿El entorno en el que se ubicarán los relojes de fichar es agresivo? Entendemos por entorno agresivo cuando hay elementos ambientales que pueden condicionar el funcionamiento correcto y continuado de los sistemas de control de presencia. Como pequeña guía no exhaustiva para determinar elementos ambientales agresivos:
- Climatología. El entorno está expuesto a inclemencias climatológicas. Lluvia, nieve, calor extremo, frio extremo, etc…
- Vandalismo. Los relojes de fichar estarán ubicados en sitios expuestos a acciones vandálicas o de sabotaje. Normalemente si tiene que estar en la calle o centros con acceso de público sin control.
- Suciedad. Cuando la actividad de la empresa o el entorno en el que está ubicada implica generación o manipulación de mucho polvo, grasa o cualquier otro fluído. Sería el caso de fábricas de cerámica, minas, actividades metalúrgicas, talleres de automoción, etc…
- Ruido electromagnético. Relacionado con el punto anterior, hay que tener en cuenta si la actividad de la empresa o el entorno en el que está ubicada implica la generación o exposición a ruido electromagnético. Por ejemplo, fábricas que utilizan motores eléctricos o maquinaria con grandes bobinas.
- Electroestática. Cuando el entorno es propicio a la carga de electricidad estática en las personas también es un factor a tener en cuenta. Normalmente este hecho se da en lugares con climas secos y presencia de viento, aunque hay algunos edificios en los que también existen condiciones para que se produzca este fenómeno de manera regular y frecuente.
- ¿Qué tipo de control de presencia quiero ejercer? Existen motivos en las empresas muy variados para poner un sistema de control de presencia. Es muy importante alinear el motivo de cada empresa con la configuración del sistema de control de presencia. Para ello hay dos variables a tener en cuenta, el nivel de gestión que se quiere realizar sobre el control de presencia y el coste en la explotación de dicho sistema. Por norma general, cuanto mayor gestión se pretenda realizar mayor es el coste derivado de esta gestión. Intentaremos enumerar, ordenados de menor a mayor según el nivel de gestión, estos motivos para que pueda identificarse con aquel que más se acerque a sus necesidades.
- Sólo quiero poder disponer del registro de entrada y salida de los empleados de mi empresa, para utilizarlo sólo cuando necesite tener datos objetivos acerca del tiempo de presencia de ellos, por ejemplo, ante situaciones de impuntualidad o absentismo de algún empleado en concreto. No realizaré ninguna otra gestión con esta información.
- Quiero controlar la puntualidad y/o la cantidad de horas de presencia en la empresa de mis empleados. Realizaré un control periódico, típicamente mensual, para ver si se cubren las horas de trabajo y si la puntualidad no representa un problema.
- Mi empresa tiene una organización horaria compleja y necesito el sistema de control de presencia para gestionar turnos, diferentes horarios por departamento, horas extra, etc…
- Para mí el control de presencia es una parte fundamental en la gestión de los recursos humanos, y quiero gestionarlo de manera integral, controlando e impuntado los costes de absentismo, retrasos, vacaciones, bajas, etc…, controlando los indicadores de productividad y calidad, etc…
- ¿Pretendemos compatibilizar el sistema de control de presencia con algún otro sistema en explotación, o reutilizar algún elemento pre-existente? Se pueden dar casos en los que es posible utilizar parte de la instalación y/o elementos auxiliares para la explotación del sistema de control de presencia con cualquier otro sistema. Sería el caso de utilizar las mismas tarjetas para el control de presencia y para otros sistemas, como el control de accesos físicos, el control de accesos lógicos, el pago de la máquina de café, etc… También es posible que el sistema de control de presencia substituya a un sistema anterior, por lo que también es planteable la reutilización de parte de la infraestructura y/o tarjetas de identificación de los usuarios.