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Reloj de fichar

October 21st, 2008
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El reloj de fichar, también llamado terminal de control de presencia, es el elemento del sistema de control de presencia que se encarga, principalmente, de registrar los fichajes (horas de entrada y salida) de los empleados de la organización.

Desde un punto de vista funcional, los relojes de fichar sirven para:

  • Registrar las entradas y salidas del personal. Esta es la principal función de la que se encarga este elemento. En algunos modelos de relojes de fichar también se le permite al empleado anotar el motivo (normalmente denominado incidencia) por el que no está cumpliendo su horario habitual. Trataremos en profundidad el tema de la gestión de incidencias en el control de presencia más adelante.
  • Informar al personal de la hora en la que entran y/o salen, es decir, ejercer de reloj. Esto es muy importante, dado que el empleado tiene derecho a conocer la información que está registrando el reloj, y la manera más directa es que el propio reloj muestre, en una pantalla o en una esfera de reloj, la hora que es. Sé que este párrafo parece una obviedad, y que es normal que un reloj marque la hora, pero a veces se utilizan elementos para registrar los fichajes que no son propiamente relojes de fichar, y en ocasiones no tienen pantallas, por lo que la información de presencia obtenida podría no ser considerada válida en caso de litigio empresa-trabajador.
  • Fomentar el autocontrol del empleado. El hecho de instalar un reloj de fichar, aunque no se realice una política proactiva de control de presencia, suele tener un efecto coercitivo que provoca mejorar los indicadores de control de presencia, como son la puntualidad y el tiempo de presencia. Ahora bien, este efecto tiene una duración finita si no se realiza ninguna acción de gestión del control de presencia a lo largo del tiempo.

Adicionalmente los relojes de fichar también se pueden utilizar para:

  • Hacer sonar la sirena de cambios de turno. En empresas que se rigen por turnos, el reloj de fichar puede hacer sonar una sirena o zumbador para avisar de la hora de cambio de turno.
  • Informar a los usuarios del saldo de horas. Especialmente en empresas con flexibilidad horaria y empresas donde se gestionan las horas extra, el reloj de control de presencia puede utilizarse para informar al empleado de las horas realizadas, las horas pendientes de realizar y/o de los fichajes que ha realizado.
  • Funciones de control de accesos físicos. Cuando el terminal de control de presencia está situado al lado de un punto de acceso, por ejemplo una puerta, un torno de paso o un portillón, algunos relojes de fichar disponen de salidas eléctricas o relés para activar los mecanismos de apertura de estos puntos de acceso.

Para ayudarnos a seleccionar un reloj de fichar, dentro de un sistema de control de presencia, debemos primero respondernos a las preguntas para seleccionar un control de presencia. En base a las respuestas obtenidas, y referente a la selección del reloj de fichar más alineado con nuestras necesidades, determinar:

  • Tecnología de identificación. Esto es la forma en la que el usuario se va a identificar ante el reloj de fichar.
  • Tecnología de comunicaciones con el software de control de presencia
    • Sin comunicaciones directas
      • Lectura de registros en cartulinas
      • Soportes electrónicos (USB, discos,…)
    • Bus de comunicaciones propio
      • Con cable
        • Bus RS-232, RS-485, RS-422
        • USB
        • Módem telefónico / Módem GSM
      • Sin cable (wireless)
        • Protocolos de comunicación propietarios wireless
        • Bluetooth
        • Zigbee
    • Red compartida
      • Con cable
        • Ethernet
      • Sin cable
        • Wi-Fi

La combinación de los diferentes aspectos tecnológicos que configuran el terminal de control de presencia determinarán su coste. En la explicación que puedes ver, siguiendo los enlaces, podrás encontrar las restricciones y recomendaciones de uso de cada una de las opciones de configuración.

Quiero hacer notar que, pese a que se propone una clasificación taxonómica en base a diferentes características tecnológicas, en el mercado se ofrecen terminales de control de presencia que presentan características híbridas. Por ejemplo, nos podemos encontrar con relojes de fichar que aceptan métodos de identificación por huella digital y, de forma combinada, por anotación de PIN. Otro ejemplo serían relojes de fichar que tienen posibilidad de comunicaciones por red ethernet y que, adicionalmente, presentan la posibilidad de descargar los fichajes de los empleados en un dispositivo de almacenamiento USB (memory stick) para poder descargarlo sobre el ordenador donde está el programa de control de presencia. Estos no son los únicos ejemplos de las combinaciones que podemos encontrar en el mercado, en cualquier caso, lo importante es conocer las necesidades y comprobar que los elementos que componen el sistema de control de presencia podrán cumplir los requisitos.

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